Posteingang im Griff: KI-Zuordnung für Hausverwaltungen in Mainz — von der Altstadt bis Gonsenheim.

Nein. Buzzard ersetzt Ihre Verwaltersoftware nicht und schreibt nicht eigenmächtig hinein. Buzzard ist ein unabhängiger Arbeitslayer davor: Die KI nimmt den Eingang auf, ordnet ihn der richtigen Liegenschaft, Einheit und Partei zu und bereitet einen Vorgang vor. Die Übernahme in casavi, DOMUS, etg24, immoware24, Wodis, Haufe PowerHaus, Karthago, Win-CASA oder facilioo erfolgt über vorhandene Wege, und Ihr Team gibt jeden Vorgang frei. Ihre Software bleibt das führende System.

Ja. Wir arbeiten mit Hausverwaltungen in Mainz selbst — von der Altstadt über die Neustadt bis Gonsenheim und die westlichen Vororte — sowie im rheinhessischen Umland Richtung Ingelheim und Bingen und über die Rheinbrücken hinweg in Wiesbaden und dem übrigen Rhein-Main-Gebiet. Die Zuordnung kalibrieren wir an Ihren echten Eingängen, egal ob denkmalgeschützter Altbau, gründerzeitliche WEG an der Rheinallee oder Nachkriegszeile in Gonsenheim. Eingerichtet wird komplett remote; ein Termin vor Ort in Mainz oder Wiesbaden ist jederzeit möglich, aber nicht nötig.

Die KI liest den Text einer Mail, Anruf-Notiz oder Schadensmeldung und greift Hinweise auf: die Adresse (etwa Gärtnergasse in der Altstadt oder Breite Straße in Gonsenheim), den Objektnamen einer WEG wie „Rheinblick“, die Wohnungslage und den Namen von Mieter oder Eigentümer. Daraus schlägt sie Liegenschaft, Einheit und Partei vor und erkennt Kategorie (Mieteranliegen, Schaden, Eingangsrechnung …) und Dringlichkeit. Bleibt etwas mehrdeutig — bei den vielen ähnlichen Straßennamen rund um Mainz keine Seltenheit —, markiert sie es als Rückfrage, statt zu raten. Ihr Team entscheidet.

Ihre Daten bleiben in Deutschland. Die Eingangs-Vorarbeit ist DSGVO-konform aufgesetzt und läuft über Server in der Region Frankfurt am Main — gut eine halbe Bahnstunde von Mainz entfernt im selben Rhein-Main-Gebiet, nicht in einer fernen Cloud. Die Eingänge werden ausschließlich zum Zuordnen und Vorbereiten des Vorgangs verwendet und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Mit Ihrer Verwaltung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Nein. Es gibt keinen automatischen Schreibzugriff. Die KI legt einen fertig vorbereiteten Vorgang bereit, und ein Mensch prüft und gibt ihn frei. Die Übergabe erfolgt über einen Weg, den Ihre Verwaltung ohnehin nutzt — je nach System als Vorgang/Ticket über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle oder als strukturierte E-Mail bzw. Datei-Import. Es erfolgt keine automatische Buchung, Zahlung, Mahnung und kein automatischer Versand.

Ja, der Posteingang-Vorarbeiter ist genau für Plattformen wie casavi gedacht. casavi bietet eine dokumentierte Manager-API mit Vorgängen, Kontakten, Objekten und Dokumenten. Buzzard bereitet den Vorgang so vor, dass er nach Ihrer Freigabe und nach Aktivierung der API in Ihrer casavi-Instanz übergeben werden kann. Wir behaupten nicht, bereits an Ihre casavi-Instanz angebunden zu sein — die technische Initialisierung erfolgt erst nach Freigabe von Zugang und Rechten durch Sie.

Ja. Eingangsrechnungen — ob von der Mainzer Netze GmbH für Allgemeinstrom und Tiefgaragenbeleuchtung, von der entega oder von einem Rheinhessen-Handwerker — liest die KI aus, erkennt die betroffene Liegenschaft sowie Betrag und Fälligkeit und hängt sie dem richtigen Objekt an. Wichtig: Die KI bucht und zahlt nichts und löst keine Mahnung aus. Sie bereitet den Beleg nur so auf, dass Ihr Team ihn nach Freigabe in der Verwaltersoftware verbuchen kann — die Entscheidung über Zahlung und Kontierung bleibt vollständig bei Ihnen.

Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Eingangsquellen, Ihre Verwaltersoftware und den gewünschten Übergabe-Weg an. Dann binden wir Ihr info@-Sammelpostfach an und kalibrieren die Zuordnung an echten Eingängen Ihrer Mainzer Bestände — etwa typischen Altbau-Feuchtemeldungen aus der Altstadt, WEG-Themen an der Rheinallee oder Heizungsausfällen in Gonsenheim. Anschließend richten wir die Übergabe so ein, dass der Vorgang sauber in Ihre Software läuft. Meist ist der Pilot in 1–2 Wochen produktiv, und Ihr Team gibt vom ersten Tag an jeden Vorgang selbst frei.