Nebenkostenabrechnung: Belege zuordnen für die Hausverwaltung — jeder Beleg zur richtigen Periode und zum passenden Umlageschlüssel.

Bei der laufenden Eingangsrechnung geht es um die einzelne, sofort fällige Rechnung (Freigabe, Zahlung, Buchung). Beim Zuordnen von Nebenkostenbelegen geht es um die saisonale Betriebs- und Heizkostenabrechnung: Versorger- und Messdienst-Belege sowie Verbrauchsdaten werden über das Jahr gesammelt und müssen der richtigen Abrechnungsperiode, der Kostenart und dem passenden Umlageschlüssel zugeordnet werden, damit am Jahresende die Abrechnung sauber aufgesetzt werden kann. Buzzard erkennt genau diese Merkmale — Liegenschaft, Periode, Kostenart, Umlageschlüssel — und bereitet den Beleg-Vorgang dafür vor.

Die KI liest den Beleg — etwa eine Versorgerrechnung, eine Müll- oder Grundsteuernotiz, ein Messdienst-Protokoll oder eine Verbrauchsabrechnung — und erkennt den Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01.–31.12.2025), die betroffene Liegenschaft, die Kostenart (Heizung, Wasser, Allgemeinstrom, Müll, Hausmeister usw.) und schlägt den dazu üblichen Umlageschlüssel vor (Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Miteigentumsanteil). Ist eine Rechnung periodenübergreifend oder die Kostenart nicht eindeutig umlagefähig, markiert die KI das als Rückfrage statt zu raten — Ihr Team entscheidet.

Nein. Buzzard erstellt keine fertige Abrechnung und trifft keine Abrechnungs- oder Rechtsentscheidung. Die KI bereitet nur vor: Sie sammelt und ordnet die Belege der Periode, der Kostenart und dem vorgeschlagenen Umlageschlüssel zu, damit Ihr Team in der Verwaltersoftware die Betriebs- und Heizkostenabrechnung darauf aufsetzen kann. Die eigentliche Abrechnung, die Verteilung und der Versand bleiben in Ihrer Software und in Ihrer Hand. Es erfolgt keine automatische Buchung, Zahlung, Mahnung oder Versendung.

„undefined“ steht für ein Feld, das die KI im Beleg nicht eindeutig erkennen konnte — typischerweise die Abrechnungsperiode oder der Umlageschlüssel, etwa wenn auf einer Versorgerrechnung der Zeitraum fehlt oder eine Kostenart nicht klar einem Schlüssel zuzuordnen ist. Statt zu raten lässt Buzzard das Feld bewusst offen (undefined) und übergibt den Beleg als Rückfrage-Vorgang in den Weg, den Ihre Verwaltung ohnehin nutzt — als Vorgang über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle oder als strukturierte E-Mail bzw. Datei-Import. So wird ein unklarer Beleg niemals stillschweigend falsch der Periode oder dem Schlüssel zugeordnet.

Verbrauchs- und Messdienst-Daten (z. B. Heizkostenverteiler-Ablesungen, Wasser- und Wärmemengenzähler) werden dem Segment Heizkostenabrechnung bzw. der verbrauchsabhängigen Umlage zugeordnet — getrennt von den Betriebskosten, die nach Fläche, Personenzahl oder Miteigentumsanteil umgelegt werden. Buzzard erkennt anhand von Messdienst-Absender, Zählernummern und Verbrauchswerten, dass es sich um ein verbrauchsabhängiges Segment handelt, und bereitet die Übergabe entsprechend vor. Ist die Segment-Zuordnung nicht eindeutig (Feld undefined), wird sie als Rückfrage übergeben, damit Ihr Team entscheidet.

Ja. Der vorbereitete Beleg-Vorgang lässt sich an viele Verwaltersysteme übergeben — über vorhandene Wege. Bei Plattformen mit dokumentierter Schnittstelle nach Ihrer Freigabe über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle; bei anderen Systemen wie DOMUS, etg24, Wodis, Haufe PowerHaus, Karthago oder Win-CASA als strukturierte E-Mail, PDF oder Datei-Import in den Beleg- oder Abrechnungsbereich. Buzzard behauptet keine bestehende Anbindung an Ihre Instanz; die Übergabe wird erst nach Freigabe von Zugang und Rechten eingerichtet.

Trifft eine Rechnung mehrere Abrechnungsperioden (z. B. eine Jahresabrechnung des Versorgers, die in zwei Wirtschaftsjahre fällt) oder mehrere Liegenschaften, markiert die KI dies ausdrücklich und schlägt die Aufteilung als Hinweis vor — sie nimmt sie aber nicht selbst vor. Der Beleg-Vorgang wird mit dem Hinweis übergeben, damit Ihr Team die periodengerechte Abgrenzung und die Aufteilung in der Verwaltersoftware vornimmt. So bleibt die Abrechnungslogik vollständig bei Ihnen.

Ja. Das Eingangs-Cockpit ist DSGVO-konform aufgesetzt und läuft über Server in Deutschland. Die Belege und Verbrauchsdaten werden nur zur Zuordnung zu Liegenschaft, Periode und Umlageschlüssel sowie zur Vorbereitung des Vorgangs genutzt und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Mit Ihrer Verwaltung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); die Anbindung Ihres Beleg-Postfachs und der Messdienst-/Versorger-Quellen richten wir gemeinsam ein.