E-Mail-Postfach Hausverwaltung — Zuordnung automatisieren: jede Mail direkt zur richtigen Liegenschaft & zum zuständigen Verwalter.

Die KI liest jede Mail, die in Ihrem zentralen info@-Postfach landet, und wertet Betreff, Text, Absenderadresse und Signatur aus. Aus Hinweisen wie Objektadresse, Objekt- oder WEG-Name, Wohnungslage und dem Namen des Mieters oder Eigentümers schlägt sie die passende Liegenschaft, WEG und Einheit vor und erkennt die Partei. Zusätzlich bestimmt sie Kategorie und Dringlichkeit. Ist etwas nicht eindeutig, markiert die KI es als Rückfrage statt zu raten — Ihr Team entscheidet.

Buzzard schlägt den zuständigen Sachbearbeiter bzw. Verwalter vor — anhand der zugeordneten Liegenschaft und Ihrer hinterlegten Zuständigkeitsregeln (z. B. wer welches Objekt oder welche WEG betreut). Die Mail wird als fertig vorbereiteter Vorgang in das Postfach oder die Aufgabenliste der zuständigen Person gelegt. Buzzard versendet nichts eigenmächtig nach außen und schreibt nicht in Ihre Verwaltersoftware: Die Verteilung ist eine interne Vorsortierung, jede Antwort und jede Freigabe trifft Ihr Team.

Wenn eine E-Mail keiner Liegenschaft eindeutig zugeordnet werden kann, rät die KI nicht. Sie kennzeichnet die Mail sichtbar als undefined — also als ungeklärten Fall mit Rückfrage — und legt sie in einen separaten Klärungs-Eingang statt sie an einen womöglich falschen Verwalter zu schicken. Sie sehen sofort, woran die Zuordnung scheitert (fehlende Adresse, unbekannter Absender, mehrere mögliche Objekte), und ordnen mit einem Klick manuell zu. So landet keine Anfrage stillschweigend beim falschen Sachbearbeiter.

Ein als undefined markierter Eingang wird nie automatisch weitergereicht. Er bleibt im Klärungs-Eingang liegen, bis ein Mensch ihn einer Liegenschaft und einem Verwalter zuordnet. Erst nach dieser manuellen Zuordnung und Ihrer Freigabe entsteht ein sauberer Vorgang, der über einen vorhandenen Weg — freigeschaltete Schnittstelle, strukturierte E-Mail oder Datei-Import — in Systeme wie casavi, DOMUS, etg24, Wodis, Haufe PowerHaus, Karthago oder Win-CASA übernommen werden kann. So gelangt kein ungeklärter Fall ungeprüft in Ihr führendes System.

Nein. Es gibt keinen automatischen Schreibzugriff. Die KI legt einen fertig vorbereiteten Vorgang mit Liegenschaft, Einheit, Partei und Entwurf bereit, und ein Mensch prüft und gibt ihn frei. Die Übergabe erfolgt über einen Weg, den Ihre Verwaltung ohnehin nutzt — je nach System als Vorgang/Ticket über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle oder als strukturierte E-Mail bzw. Datei-Import. Es erfolgt keine automatische Buchung, Zahlung, Mahnung und kein automatischer Versand.

Nein. Ihr zentrales info@-Sammelpostfach bleibt, wie es ist — Mieter, Eigentümer und Dienstleister schreiben weiter an dieselbe Adresse. Buzzard liest die eingehenden Mails über einen Lese-Zugang oder eine Weiterleitung, ordnet sie zu und verteilt sie intern. Es muss keine Adresse geändert und keinem Mitarbeiter eine neue Mailadresse gegeben werden; die Anbindung Ihres Postfachs richten wir gemeinsam ein.

Ja. Die Verarbeitung des Sammelpostfachs ist DSGVO-konform aufgesetzt und läuft über Server in Deutschland. Die E-Mails werden nur zur Zuordnung, Verteilung und Vorbereitung des Vorgangs genutzt und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Mit Ihrer Verwaltung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); die Anbindung Ihres info@-Postfachs und der Zuständigkeitsregeln richten wir gemeinsam ein.

In einem kurzen Erstgespräch klären wir Ihr info@-Sammelpostfach, Ihren Bestand an Liegenschaften und WEGs, Ihre Zuständigkeitsregeln und den gewünschten Übergabe-Weg in Ihre Verwaltersoftware. Dann binden wir Ihr Postfach an, kalibrieren die Zuordnung und Verteilung an echten Mails Ihrer Liegenschaften und richten den undefined-Klärungs-Eingang ein. In der Regel ist der Pilot in 1–2 Wochen produktiv — und Ihr Team gibt von Anfang an jeden Vorgang frei.