Mieteranfragen Eigentümeranfragen verwalten — jede Anfrage als Vorgang, mit Antwortentwurf und Wiedervorlage.

Buzzard liest die Anfrage — egal ob aus dem E-Mail-Sammelpostfach, als Telefonnotiz oder als eingescannter Brief —, erkennt, ob es um einen Mieter oder einen Eigentümer geht, und ordnet sie der richtigen Liegenschaft und Einheit zu. Anschließend fasst die KI das Anliegen zusammen, schlägt eine Kategorie und Dringlichkeit vor, bereitet einen Antwortentwurf vor und legt den Vorgang mit Frist-Hinweis auf Wiedervorlage. Ein Mensch prüft und gibt frei — die KI schreibt nichts eigenmächtig und versendet keine Antwort automatisch.

Ja. Die KI erkennt aus Absender, Anrede, Objektbezug und Inhalt, ob die Anfrage von einem Mieter oder von einem Eigentümer (z. B. WEG-Eigentümer) kommt, und ordnet die passende Partei zu. Das ist wichtig, weil eine Mieteranfrage (z. B. zur Wohnung) und eine Eigentümeranfrage (z. B. zu einem Beschluss oder zur Abrechnung) unterschiedlich behandelt werden. Ist die Partei nicht eindeutig, markiert die KI das als Rückfrage statt zu raten — Ihr Team entscheidet.

Die KI bereitet einen Antwortentwurf vor, der zur Anfrage und zur Partei passt — höflich, sachlich und mit den nächsten Schritten. Verschickt wird nichts automatisch. Der Entwurf liegt Ihnen zur Prüfung vor; Sie passen ihn an und versenden ihn selbst aus Ihrer Verwaltersoftware oder Ihrem Postfach. Es gibt keinen automatischen Versand und keine verbindliche Zusage durch die KI.

Erkennt die KI im Anliegen eine Frist oder einen Termin (z. B. „bitte bis Ende des Monats“, „Rückmeldung bis Freitag“), markiert sie das als Termin-Hinweis und legt den Vorgang auf Wiedervorlage, damit nichts liegen bleibt. Der Hinweis ist ausdrücklich ein Vorschlag zum Prüfen — die KI setzt keinen Termin verbindlich und löst keine Mahnung oder Eskalation aus. Die eigentliche Wiedervorlage und jede Erinnerung steuern Sie in Ihrer Verwaltersoftware.

Ja. Neben E-Mails verarbeitet Buzzard Telefonnotizen (z. B. ein kurz getippter Vermerk aus dem Telefonat) und eingescannte Briefe als Bild oder PDF. Aus allen drei Kanälen entsteht derselbe strukturierte Vorgang mit Objekt, Einheit, Partei, Zusammenfassung, Antwortentwurf und Wiedervorlage — damit jede Anfrage unabhängig vom Eingangskanal gleich sauber dokumentiert ist.

Nein. Es gibt keinen automatischen Schreibzugriff. Die KI legt einen fertig vorbereiteten Vorgang bereit, und ein Mensch prüft und gibt ihn frei. Die Übergabe erfolgt über einen Weg, den Ihre Verwaltung ohnehin nutzt — je nach System als Vorgang/Ticket über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle oder als strukturierte E-Mail bzw. Datei-Import. Es erfolgt keine automatische Buchung, Zahlung, Mahnung und kein automatischer Versand. Ihre Software bleibt führend.

Der vorbereitete Anfragen-Vorgang lässt sich an viele Verwaltersysteme übergeben — z. B. casavi, DOMUS, immoware24, etg24 oder Win-CASA. Bei Plattformen mit dokumentierter Schnittstelle erfolgt die Übergabe nach Ihrer Freigabe über eine in Ihrer Instanz freigeschaltete Schnittstelle; bei anderen Systemen als strukturierte E-Mail, PDF oder Datei-Import. Buzzard ist unabhängig und behauptet keine bestehende Anbindung — die Initialisierung erfolgt erst nach Freigabe von Zugang und Rechten durch Sie.

Ja. Die Anfragen-Erfassung ist DSGVO-konform aufgesetzt und läuft über Server in Deutschland. Die Anfragen und enthaltenen Mieter- bzw. Eigentümerdaten werden nur zur Zuordnung, zur Vorbereitung des Vorgangs und des Antwortentwurfs genutzt und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Mit Ihrer Verwaltung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); die Anbindung Ihrer Postfächer und Quellen richten wir gemeinsam ein.