iwoffice bleibt Ihr System — der Eingang kommt vorbereitet.
KI-Schicht vor iwoffice für Hausverwaltungen: Mieter- und Eigentümermails, Belege und Schadensmeldungen auslesen, Objekt und Einheit zuordnen, Vorgangs-Entwurf vorbereiten — Sie geben freiMieterpost, Eigentümermails, Belege, Schadensmeldungen — alles landet im Postfach, aber nicht sortiert in iwoffice. Die KI liest den Eingang aus, ordnet Objekt und Einheit zu und legt einen Vorgangs-Entwurf vor. Sie prüfen und geben frei. iwoffice bleibt Ihr System — kein Wechsel.
Was wir tun – und warum es funktioniert.
Kostenlos · 15 Minuten · Ohne Verpflichtung
Eingang auslesen, Objekt zuordnen, Vorgang für iwoffice vorbereiten. Automatisiert.
Drei spezialisierte KI-Agenten übernehmen den Weg vom Eingang bis zum fertigen Vorgangs-Entwurf für iwoffice. Die KI ersetzt iwoffice nicht — sie sorgt dafür, dass Vorgänge sauber zugeordnet und vorbereitet ankommen.
Eingang auslesen
Mietermail, Eigentümermail, Schadensmeldung, Beleg — die KI liest jeden Eingang aus, erkennt Absender, Anliegen und Beträge und strukturiert die Daten. Kein Eingang geht mehr unter, bevor er als Vorgang in iwoffice ankommt.
Potenzialanalyse startenObjekt & Einheit zuordnen
Aus Absenderadresse, Liegenschaft, Mieternamen oder Aktenzeichen erkennt die KI das richtige Objekt und die Einheit. Der Vorgangs-Entwurf hängt schon an der passenden Liegenschaft — bevor er in iwoffice landet. Kein Suchen, kein Falschablegen.
Potenzialanalyse startenVorgang vorbereiten & Freigabe
Aus dem zugeordneten Eingang entsteht ein Vorgangs-Entwurf — Mieterantwort, Belegzuordnung oder Schadensvorgang. Sie prüfen ihn in der Freigabe und geben mit einem Klick frei. Gebucht, abgerechnet und entschieden wird in iwoffice — die KI bereitet nur vor.
Potenzialanalyse startenDie KI arbeitet zu.
Sie entscheiden.
Keine Mietermail wird versandt, kein Auftrag vergeben und keine Abrechnung freigegeben ohne Ihre Freigabe. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten.
Jede Aktion braucht Freigabe
Keine Mietermail, kein Auftrag, keine Abrechnung ohne Ihren Klick.
Vollständiger Audit-Trail
Jede KI-Entscheidung dokumentiert — für Nachweise und Rückfragen.
Rollen & Rechte
Verwalter, Buchhaltung und Leitung — jeder sieht nur, was relevant ist.
Kundendaten bleiben
in Deutschland.
Sensible Daten werden pseudonymisiert bevor sie an KI-Dienste gehen. Die KI sieht nur [[PER-1]] statt echte Namen.
DE89…4321 → [[IBAN-1]]
Eingang in iwoffice — schon zugeordnet.
Mieterpost und Belege automatisch dem Objekt zugeordnet — keine manuelle Suche, keine verlorenen Schadensmeldungen
Eingang kam an — aber ungeordnet, nicht am Objekt
Eine Hausverwaltung mit rund 640 Einheiten ordnete Mieterpost, Belege und Schadensmeldungen bisher manuell dem richtigen Objekt in iwoffice zu. Mit Buzzard AI liest die KI jeden Eingang aus, erkennt Objekt und Einheit und legt einen Vorgangs-Entwurf vor. Der Verwalter prüft und gibt frei. Die Zeit pro Eingang sank von rund 18 auf unter 4 Minuten; keine Schadensmeldung geht mehr im Postfach verloren.
iwoffice ist gut. Besser, wenn der Eingang schon am richtigen Objekt liegt.
iwoffice-Eingänge automatisch zugeordnet — Sie geben frei.
In 15 Minuten zeigen wir Ihnen an Ihren echten iwoffice-Vorgängen, wie der Eingang schon zugeordnet ankommt — und wie viel manuelles Suchen und Zuordnen damit wegfällt.
„Mietermail kommt rein, der Vorgang liegt am richtigen Objekt bereit. Ich prüfe, gebe frei, fertig." — Verwalterin, iwoffice-Nutzerin
Zwei Wege, je nach Betrieb.
KI-Layer auf Ihre Hausverwaltungssoftware: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Belege und Posteingang werden vorbereitet — Sie prüfen und geben frei.
Bei Tool-Chaos ein eigenes schlankes System für den Betriebsablauf, in dem Anfragen, Dokumente, Aufgaben und Freigaben zusammenlaufen — kein Monster-ERP.
Welcher Weg sinnvoll ist, klären wir im 30-Minuten-Prozess-Check — Sie prüfen und geben frei.
KI-Betriebssystem für den Mittelstand →
Häufige Fragen zur iwoffice-Automatisierung.
Nein. iwoffice bleibt Ihr System — die KI ist eine Schicht davor, kein Wechsel. Sie liest den Eingang aus, ordnet Objekt und Einheit zu und legt einen Vorgangs-Entwurf vor. Sie prüfen den Entwurf und geben frei; gebucht, abgerechnet und entschieden wird in iwoffice wie gewohnt.
Mieter- und Eigentümermails, Schadensmeldungen, Lieferanten- und Handwerkerrechnungen sowie sonstige Belege. Die KI erkennt Absender, Anliegen und Beträge, ordnet das richtige Objekt und die Einheit zu und bereitet daraus einen Vorgangs-Entwurf für iwoffice vor.
Aus Absenderadresse, Liegenschaft, Mieternamen oder Aktenzeichen erkennt die KI, zu welchem Objekt und welcher Einheit der Eingang gehört. Der Vorgangs-Entwurf hängt damit schon an der richtigen Liegenschaft, bevor Sie ihn in iwoffice sehen — kein Suchen, kein Falschablegen.
Nein. Die KI bucht nichts, rechnet nichts ab und entscheidet nichts. Sie bereitet nur Vorgangs-Entwürfe vor — Mieterantwort, Belegzuordnung, Schadensvorgang. Die Verbuchung, die Nebenkostenabrechnung und jede Freigabe bleiben beim Verwalter und laufen in iwoffice.
Geht eine Schadensmeldung ein, erkennt die KI Objekt, Einheit und Art des Schadens und legt einen Schadensvorgang als Entwurf an — inklusive vorbereiteter Handwerkeranfrage. Sie prüfen, wählen den Handwerker und geben frei. Die Beauftragung und Dokumentation bleiben in iwoffice.
Eingehende Belege werden ausgelesen, dem richtigen Objekt zugeordnet und als Entwurf für den iwoffice-Belegworkflow vorbereitet. So liegen die Kosten sauber an der Liegenschaft, wenn die Nebenkostenabrechnung ansteht. Die Abrechnung selbst erstellen und prüfen Sie in iwoffice.
Alle Daten werden auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg) verarbeitet. Personenbezogene Daten — Mieternamen, Adressen, IBANs — werden vor der KI-Verarbeitung automatisch pseudonymisiert. AVV und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind Bestandteil jedes Projekts.
Projekte starten ab 2.500 Euro einmalig. Die laufenden Kosten liegen je nach Volumen typischerweise bei 250–700 Euro pro Monat. Wer täglich Mieterpost, Belege und Schadensmeldungen von Hand in iwoffice einpflegt, hat die Investition meist innerhalb weniger Wochen wieder drin.
Mehr zur KI-Automatisierung für iwoffice-Nutzer.
Erlensee bei Hanau
Der nächste Schritt ist kein Tool. Erst der Engpass.
Für iwoffice-nutzende Hausverwaltungen im Raum Hanau, Main-Kinzig und Rhein-Main: Der nächste Schritt ist der Buzzard-Prozess-Check — Eingang, Objektzuordnung, Vorgang und Freigabe in iwoffice sichtbar machen. Der Mensch prüft und gibt frei.