E-Rechnungen und ZUGFeRD im Handwerk einordnen
Strukturierte Rechnungsdaten werden zusammen mit dem Originalbeleg dem richtigen Projekt zugeordnet. Die sachliche Prüfung bleibt ein eigener Schritt.
KI bereitet vor. Sie bearbeiten, prüfen und geben frei.
Unterlagen sind zugeordnet. Die KI bereitet die Anpassung vor.
Illustrative Produktdarstellung · keine echte KI-Anfrage, kein Versand.
Betriebe, die bereits mit Buzzard arbeiten.BaduviaNOA HaustechnikWittmann Rheinberg
Strukturierte Daten sind mehr als ein PDF
Eine einfache PDF-Datei ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile enthalten strukturierte Daten. Das Original und die notwendigen Informationen bleiben für Prüfung und Aufbewahrung erhalten.
Lieferantenbeleg, Auftrag und Projekt zusammenführen.
Die Rechnung kommt per E-Mail, der Lieferschein liegt auf der Baustelle und die Bestellung im Büro. Die KI ordnet die Unterlagen vor und zeigt fehlende Bezüge.
Eingang und Unterlagen
Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein, Projektkennung und Lieferant.
Prüfung vorbereiten
Belegnummer, Mengen, Preise und Dubletten prüfen; projektübergreifende Positionen getrennt zuordnen.
Mit Verantwortung weiterarbeiten
Ein vorbereiteter Prüfauftrag für Büro oder Buchhaltung mit Originalbelegen.
Was der Betrieb entscheidet
Dokumentenerkennung bestätigt keine sachliche Richtigkeit und löst keine Zahlung aus. Kontierung und Freigabe folgen den vereinbarten Zuständigkeiten.
Welche Angaben Sie zuerst brauchen
Synthetischer Beleg R1 mit XML-Daten X1. 100 € netto und 19 € Steuer stehen im strukturierten Teil; als Gesamtbetrag sind dort 129 € eingetragen.
Ein eigenes fiktives Beispiel
Alle Dokumente, Beträge und Fälle in diesem Beispiel sind synthetisch.
| Quelle | Eingabe oder Befund | Prüfbares Ergebnis |
|---|---|---|
| X1, Nettofeld | 100 € | Ausgangsbetrag |
| X1, Steuerfeld | 19 € | 100 € + 19 € = 119 € |
| X1, Bruttofeld | 129 € | 10 € Abweichung; Rückfrage vorbereiten |
| PDF P1, Summenbereich | 119 € sichtbar | XML und Darstellung widersprechen sich |
Der Prüfvermerk hält den Originalbeleg, die betroffenen Felder und den Unterschied fest. Die zuständige Person fordert Klärung an. Weder XML noch sichtbares PDF werden still korrigiert.
So führt das Team den Vorgang weiter
- Datei und Anhänge unverändert sichern; einfaches PDF von strukturierten Rechnungsdaten unterscheiden.
- Format und Profil mit geeignetem Validator prüfen und dessen Ergebnis aufzeichnen.
- Lieferant, Nummer, Beträge, Leistungsbezug und Dubletten sachlich abgleichen.
- Rückfrage oder Freigabe dokumentieren; Aufbewahrung und Buchhaltung im vorgesehenen Verfahren anschließen.
Typische Fehler und offene Angaben
Ein technischer Validator prüft nicht, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. GoBD betreffen auch das Aufbewahrungs- und Verarbeitungsverfahren; ein grünes Formatfeld ist keine allgemeine GoBD-Bescheinigung.
Der nächste Schritt mit Handwerker-OS
Handwerker-OS wird bereits von Kunden genutzt. Kunden- und Projektakten sowie Angebote und Rechnungen bilden den Anschluss für die hier beschriebene Vorarbeit. Der hier erläuterte Fachablauf dient als Grundlage für die Prüfung Ihres konkreten Bedarfs. Im Gespräch klären wir Datenwege, Arbeitsergebnis und notwendige Freigaben, bevor der Umfang vereinbart wird.
Welche Rechnungsformate, Fehlermeldungen und Übergabewege müssen in Ihrem Betrieb geprüft werden?
Beschreiben Sie zunächst den Engpass und Ihre heutige Software. Vor der Arbeit mit vertraulichen Unterlagen klären wir Zugriff, Verarbeitung und den passenden Übertragungsweg.
Handwerker-OS kennenlernen → · Gespräch zum Ablauf anfragen →
Fachliche Grundlagen
Geprüft am 4. Oktober 2026. BMF: E-Rechnung, Formate und Aufbewahrung ·
Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Übergänge
Nach den aktuellen BMF-Informationen müssen inländische Unternehmen seit 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: grundsätzlich bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert bis Ende 2027. Ausnahmen und der konkrete Geschäftsvorgang sind gesondert zu berücksichtigen. Öffentliche Auftraggeber können andere Vorgaben haben.
Hersteller- und Fachquellen, geprüft am 08.10.2026: Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Herstellerfunktionen belegen keine automatisch eingerichtete Buzzard-Anbindung.
Der Ablauf muss zu Ihrem Betrieb passen.
HandwerkerOS ist verfügbar. Wir besprechen Ihre vorhandenen Programme, Daten und Zuständigkeiten und begleiten Einrichtung, Datenübernahme und Einführung. Der Umfang wird vor dem Start konkret vereinbart.
Wir arbeiten DSGVO-konform. Akten, Dokumente und Sicherungen werden bei Hetzner in Deutschland gehostet. Beteiligte externe KI-Anbieter und Verarbeitungsorte legen wir vor dem Start offen.
HandwerkerOS im Überblick ↗
Ihr Ansprechpartner bei Buzzard.
Persönliche Begleitung aus Erlensee.
Der nächste Schritt im Ablauf.
Fragen zu Ihrem nächsten Schritt.
Kann die eingegangene E-Rechnung verarbeitet werden?
Der Prüfvermerk hält den Originalbeleg, die betroffenen Felder und den Unterschied fest. Die zuständige Person fordert Klärung an. Weder XML noch sichtbares PDF werden still korrigiert.
Was muss vor der Weiterverarbeitung geklärt werden?
Ein technischer Validator prüft nicht, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. GoBD betreffen auch das Aufbewahrungs- und Verarbeitungsverfahren; ein grünes Formatfeld ist keine allgemeine GoBD-Bescheinigung.
Was wird bei „Eingangsrechnung prüfen“ vorbereitet?
Ein vorbereiteter Prüfauftrag für Büro oder Buchhaltung mit Originalbelegen. Grundlage sind Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein, Projektkennung und Lieferant.
Was prüft unser Team weiterhin selbst?
Dokumentenerkennung bestätigt keine sachliche Richtigkeit und löst keine Zahlung aus. Kontierung und Freigabe folgen den vereinbarten Zuständigkeiten.
Werden Antworten, Angebote oder Rechnungen ungeprüft verschickt?
Die KI bereitet Entwürfe vor. Ihr Team prüft Inhalt, Zuordnung und offene Angaben und gibt den vorgesehenen nächsten Schritt frei. Die Produktdarstellung auf dieser Seite versendet nichts.
Wie starten wir mit unserem vorhandenen Ablauf?
Ein anonymisierter Vorgang zeigt Eingänge, Unterlagen und Zuständigkeiten. Daraus vereinbaren wir den passenden Umfang, Datenweg und die Begleitung bei der Einführung.
Ihr Ablauf.
Gemeinsam ansehen.
Zeigen Sie uns, wo Ihr Team heute Zeit mit Suchen, Übertragen oder Rückfragen verbringt. Wir besprechen den passenden Einstieg mit Ihren vorhandenen Programmen und Unterlagen.
Ein anonymisiertes Beispiel reicht für das erste Gespräch. Danach werden Umfang, Datenweg, Zuständigkeiten und Konditionen konkret vereinbart.