SCALARA: den Eingang Ihrer Objekte automatisch vorbereitet.
SCALARA-KI-Schicht für die Hausverwaltung: Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Belege erfassen, Objekt, Einheit und WEG zuordnen, Vorgang vorbereiten und an SCALARA übergeben — Sie geben freiMieteranfragen, Schadensmeldungen, Belege — alles landet irgendwo, aber nicht automatisch sortiert in SCALARA. Buzzard liest den Eingang aus, ordnet ihn dem richtigen Objekt, der Einheit und der WEG zu und bereitet den Vorgang vor. Sie prüfen und geben frei. SCALARA bleibt Ihr System — die KI ist nur die Schicht davor.
Was wir tun – und warum es funktioniert.
Kostenlos · 15 Minuten · Ohne Verpflichtung
Eingang lesen, Einheit zuordnen, Vorgang vorbereiten. Automatisiert.
Drei spezialisierte KI-Agenten übernehmen den Weg vom Eingang bis zum fertig vorbereiteten Vorgang in SCALARA. Buzzard ersetzt SCALARA nicht — und greift nicht in die Buchungsregeln ein. Die KI sorgt nur dafür, dass Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Belege sauber zugeordnet und vorbereitet bei SCALARA ankommen.
Eingang lesen
Mail, Mieterportal, Brief, Schadensfoto, Sprachnachricht — die KI liest jeden Eingang aus, erkennt Mieter, Objekt, Einheit und Anliegen und strukturiert die Daten. Keine Mieteranfrage und keine Schadensmeldung geht mehr unter, bevor sie in SCALARA als Vorgang ankommt.
Potenzialanalyse startenEinheit zuordnen & Vorgang vorbereiten
Aus dem gelesenen Eingang entsteht ein vollständiger Vorgang: Die KI ordnet Objekt, Einheit und WEG zu, hängt Belege an und gleicht das Anliegen mit Mietverhältnis und Stammdaten in SCALARA ab. Sie meldet fehlende Felder — bevor der Vorgang SCALARA erreicht. Verbucht wird später in SCALARA mit Ihren Regeln.
Potenzialanalyse startenVorbereiten & Freigabe
Der vollständig vorbereitete Vorgang liegt zur Freigabe bereit. Sie prüfen ihn in der Warteschlange und geben mit einem Klick frei — dann landet er in SCALARA, wo Ihre Buchungsregeln weiterarbeiten. Kein Eintrag, keine Mieterantwort und keine Beleg-Zuordnung ohne dass Sie sie gesehen haben. Die KI bucht und entscheidet nichts.
Potenzialanalyse startenDie KI arbeitet zu.
Sie entscheiden.
Keine Mietermail wird versandt, kein Auftrag vergeben und keine Abrechnung freigegeben ohne Ihre Freigabe. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten.
Jede Aktion braucht Freigabe
Keine Mietermail, kein Auftrag, keine Abrechnung ohne Ihren Klick.
Vollständiger Audit-Trail
Jede KI-Entscheidung dokumentiert — für Nachweise und Rückfragen.
Rollen & Rechte
Verwalter, Buchhaltung und Leitung — jeder sieht nur, was relevant ist.
Kundendaten bleiben
in Deutschland.
Sensible Daten werden pseudonymisiert bevor sie an KI-Dienste gehen. Die KI sieht nur [[PER-1]] statt echte Namen.
DE89…4321 → [[IBAN-1]]
Eingang sauber in SCALARA — ohne Sortierarbeit.
Mieterpost und Belege automatisch der richtigen Einheit zugeordnet — keine manuelle Sortierung, keine falsch abgelegten Belege
Eingang kam an — aber nicht sortiert beim richtigen Vorgang
Eine SCALARA-nutzende Hausverwaltung mit rund 540 Einheiten sortierte Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Belege bisher von Hand dem richtigen Objekt und der Einheit zu — erst danach konnten die selbstlernenden Buchungsregeln in SCALARA greifen. Mit Buzzard AI liest die KI jeden Eingang, ordnet Objekt, Einheit und WEG zu und bereitet den Vorgang vor. Die Verwalterin prüft und gibt frei. Die Zeit pro Eingang sank von rund 18 auf unter 4 Minuten; kein Beleg landet mehr bei der falschen Einheit.
SCALARA bucht stark. Besser, wenn der Eingang schon sortiert davor liegt.
SCALARA-Eingänge automatisch zugeordnet — Sie geben frei.
In 15 Minuten zeigen wir Ihnen an Ihren echten SCALARA-Vorgängen, wie Mieterpost und Schadensmeldungen automatisch der richtigen Einheit zugeordnet und als Vorgang vorbereitet ankommen — und wie viel manuelle Sortierarbeit damit wegfällt, bevor SCALARA verbucht.
„Eingang kommt rein, der SCALARA-Vorgang liegt der richtigen Einheit zugeordnet bereit. Ich prüfe, gebe frei, der Rest läuft in SCALARA." — Verwalterin, SCALARA-Anwenderin
Zwei Wege, je nach Betrieb.
KI-Layer auf Ihre Hausverwaltungssoftware: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Belege und Posteingang werden vorbereitet — Sie prüfen und geben frei.
Bei Tool-Chaos ein eigenes schlankes System für den Betriebsablauf, in dem Anfragen, Dokumente, Aufgaben und Freigaben zusammenlaufen — kein Monster-ERP.
Welcher Weg sinnvoll ist, klären wir im 30-Minuten-Prozess-Check — Sie prüfen und geben frei.
KI-Betriebssystem für den Mittelstand →
Häufige Fragen zur SCALARA-Automatisierung.
Nein. SCALARA bleibt Ihr System — die KI ist eine Schicht davor, kein Wechsel. Buzzard liest den Eingang aus — Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Belege, Portal- und Mailnachrichten — ordnet sie Objekt, Einheit und WEG zu und bereitet daraus einen Vorgang vor. Sie prüfen und geben frei. SCALARA bucht und rechnet weiter wie gewohnt; Buzzard sorgt nur dafür, dass sauber aufbereitete Vorgänge dort ankommen. Keine Migration, kein Umstieg.
Ja. SCALARA bleibt die zentrale Software für Ihre WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung — mit Ihrer Buchhaltung, dem integrierten Online-Banking und den selbstlernenden Buchungsregeln. Buzzard ergänzt SCALARA nur um eine automatische Eingangsschicht: Eingänge werden gelesen, der richtigen Einheit und WEG zugeordnet und als Vorgang vorbereitet. Ihre Objektakten, Einheiten, Stammdaten und Buchungslogik in SCALARA bleiben unberührt.
Die KI liest Absender, Objekt, Einheit und Anliegen aus dem Schreiben und gleicht sie mit Ihren Stammdaten in SCALARA ab. So landet eine Mieteranfrage oder Schadensmeldung automatisch beim richtigen Objekt, der richtigen Einheit und der passenden WEG — nicht im allgemeinen Posteingang. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, fragt die KI bei Ihnen nach, statt zu raten.
Nein. Die selbstlernende Buchungsautomatisierung von SCALARA bleibt vollständig erhalten und arbeitet wie gewohnt. Buzzard greift nicht in die Buchungslogik ein — die KI liest und strukturiert nur den Eingang davor: Sie erkennt eingehende Belege, ordnet sie der richtigen Einheit und Kostenstelle zu und legt sie als geprüften Vorgang ab. Verbucht wird der Beleg anschließend in SCALARA mit Ihren Regeln. Die KI bucht nichts.
Nein. Abrechnen und kalkulieren bleibt in SCALARA — inklusive der WEG-Musterabrechnung, an der sich SCALARA orientiert. Die KI sammelt nur die Belege und Eingänge für Nebenkostenabrechnung und Hausgeld ein, ordnet sie der richtigen WEG und Einheit zu und legt sie vollständig und geprüft ab. Die Abrechnung selbst erstellen Sie wie gewohnt in SCALARA — mit sauber zugeordneten Belegen statt einem Stapel offener Zuordnungen.
Ja — das ist das Prinzip. Die KI bereitet den Vorgang vor, Sie prüfen ihn und geben mit einem Klick frei. Kein Eintrag landet in SCALARA, ohne dass Sie ihn gesehen haben. Die KI bucht nichts, entscheidet nichts und versendet keine Mieterantwort eigenständig. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt vollständig erhalten.
Alle Daten werden auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg) verarbeitet. Personenbezogene Daten — Namen der Mieter und Eigentümer, Adressen, IBANs — werden vor der KI-Verarbeitung automatisch pseudonymisiert. AVV und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind Bestandteil jedes Projekts.
Projekte starten ab 2.500 Euro einmalig. Die laufenden Kosten liegen je nach Anzahl der Objekte und Einheiten typischerweise bei 250–700 Euro pro Monat. Wer täglich Mieterpost, Schadensmeldungen und Belege manuell sortiert und Einheiten zuordnet, hat die Investition meist innerhalb weniger Wochen wieder drin.
Mehr zur KI-Automatisierung für Hausverwaltungen.
Erlensee bei Hanau
Der nächste Schritt ist kein Tool. Erst der Engpass.
Für SCALARA-nutzende Hausverwaltungen im Raum Hanau, Main-Kinzig und Rhein-Main: Der nächste Schritt ist der Buzzard-Prozess-Check — Eingang, Einheit-Zuordnung, Vorgang, Freigabe und Rückspielung in SCALARA sichtbar machen. Der Mensch prüft und gibt frei.