5F-Software: den Collecto-Rücklauf automatisch vorbereitet.
5F-Software-KI-Schicht für Steuerkanzleien: Portal-Uploads lesen, gegen Collecto abgleichen, Mandantenrückfragen vorbereiten und zur digitalen Signatur übergeben — Sie geben freiMandanten laden ins 5F-Portal, was sie für vollständig halten — und Ihr Team geht jeden Collecto von Hand durch. Buzzard liest die Uploads, gleicht sie gegen Ihre Collecto-Checkliste ab und bereitet die Rückfrage an den Mandanten vor. Sie prüfen und geben frei. 5F-Software bleibt Ihre Plattform.
Was wir tun – und warum es funktioniert.
Kostenlos · 15 Minuten · Ohne Verpflichtung
Upload lesen, gegen Collecto abgleichen, Rückfrage vorbereiten. Automatisiert.
Drei spezialisierte KI-Agenten übernehmen den Weg vom Portal-Upload bis zur fertig vorbereiteten Rückfrage. Buzzard ersetzt 5F-Software nicht — es sorgt dafür, dass der Collecto-Rücklauf sortiert, geprüft und signaturreif ankommt.
Portal-Upload lesen
Was Mandanten ins 5F-Portal laden — Belegfotos, Sammel-PDFs, Kontoauszüge, Collecto-Rückläufe — liest die KI aus, erkennt Mandant, Belegart, Betrag und Datum und strukturiert die Daten. Kein Upload bleibt unsortiert, bevor er Ihre Akte erreicht.
Potenzialanalyse startenGegen Collecto abgleichen
Jeder Upload wird gegen die Collecto-Checkliste des Mandanten geprüft: Welcher Punkt ist erledigt, welcher Beleg fehlt, was ist unleserlich. Buzzard setzt je Mandant eine Ampel — vollständig, Lücke, Klärfall — und meldet, was zur digitalen Signatur noch fehlt. Bevor Sie einen einzigen Collecto öffnen.
Potenzialanalyse startenRückfrage & Signatur-Freigabe
Fehlt ein Beleg, formuliert Buzzard die konkrete Rückfrage an den Mandanten als Entwurf im 5F-Portal. Ist alles vollständig, wird der Mandant zur digitalen Signatur vorbereitet. Sie prüfen in der Freigabe-Warteschlange und geben mit einem Klick frei — keine Nachricht und keine Signatur-Anforderung verlässt die Kanzlei ungesehen.
Potenzialanalyse startenDie KI arbeitet zu.
Sie entscheiden.
Keine Buchung wird verbucht, kein Beleg verarbeitet und keine Mandantenmail versandt ohne Ihre Freigabe. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten.
Jede Aktion braucht Freigabe
Keine Buchung, kein Beleg, keine Mandantenmail ohne Ihren Klick.
Vollständiger Audit-Trail
Jede KI-Entscheidung dokumentiert — für Nachweise und Rückfragen.
Rollen & Rechte
Steuerberater, Sekretariat und Kanzleileitung — jeder sieht nur, was relevant ist.
Kundendaten bleiben
in Deutschland.
Sensible Daten werden pseudonymisiert bevor sie an KI-Dienste gehen. Die KI sieht nur [[PER-1]] statt echte Namen.
DE89…4321 → [[IBAN-1]]
Collecto-Rücklauf geprüft — ohne Sichtarbeit.
Collecto-Rücklauf automatisch geprüft — keine manuelle Sichtung, keine vergessene Rückfrage
Belege kamen ins Portal — aber niemand wusste, welcher Collecto noch offen war
Eine 5F-Software nutzende Steuerkanzlei mit 9 Mitarbeitern ging jeden Collecto-Rücklauf bisher von Hand durch und schrieb Mandanten einzeln hinterher. Mit Buzzard AI liest die KI jeden Portal-Upload, gleicht ihn gegen den Collecto ab und bereitet die Rückfrage als Entwurf vor. Die Steuerfachangestellte prüft und gibt frei. Die Sichtzeit pro Mandant sank von rund 6 auf unter 2 Minuten; kein Collecto-Punkt bleibt mehr unbemerkt offen.
Das 5F-Portal ist gut. Besser, wenn der Collecto schon geprüft auf dem Tisch liegt.
Collecto automatisch geprüft — Sie geben frei.
In 15 Minuten zeigen wir Ihnen an Ihren echten Mandanten-Uploads, wie der Collecto-Rücklauf automatisch geprüft und die Rückfrage vorbereitet ankommt — und wie viel manuelle Sichtarbeit damit wegfällt.
„Upload kommt rein, Collecto ist abgeglichen, die Rückfrage liegt als Entwurf bereit. Ich prüfe, gebe frei, fertig." — Steuerfachangestellte, 5F-Software-Kanzlei
Zwei Wege, je nach Betrieb.
KI-Layer auf Ihre Kanzleisoftware: Belege, Kontoauszüge, Mandantenrückfragen und Posteingang werden vorbereitet — Sie prüfen und geben frei.
Bei Tool-Chaos ein eigenes schlankes System für den Betriebsablauf, in dem Anfragen, Dokumente, Aufgaben und Freigaben zusammenlaufen — kein Monster-ERP.
Welcher Weg sinnvoll ist, klären wir im 30-Minuten-Prozess-Check — Sie prüfen und geben frei.
KI-Betriebssystem für den Mittelstand →
Häufige Fragen zur 5F-Software-Automatisierung.
Nein. 5F-Software bleibt Ihre Plattform — Mandantenportal, Collecto und digitale Signatur. Buzzard sitzt davor: Die KI liest, was Mandanten ins Portal laden, gleicht es mit Ihrer Collecto-Checkliste ab und bereitet die Antwort-Mail an den Mandanten vor. Sie prüfen und geben frei. Die KI arbeitet als Schicht vor 5F-Software, nicht statt 5F-Software. Sie bucht nichts, kalkuliert nichts und versendet nichts ohne Ihre Freigabe.
Buzzard liest die Portal-Eingänge Ihrer Kanzlei aus — was Mandanten über das 5F-Mandantenportal hochladen, Collecto-Rückläufe und Belege — und legt strukturierte Vorgänge ab, dem richtigen Mandanten und Collecto-Punkt zugeordnet. Was vollständig ist, wird zur digitalen Signatur in 5F-Software vorbereitet. Kein Abtippen, kein Hin- und Herkopieren zwischen Portal und Akte.
Ja. 5F-Software bleibt die zentrale Plattform für Mandantenkommunikation, Datenaustausch und digitale Signatur. Buzzard ergänzt sie um eine automatische Eingangsschicht: Portal-Uploads werden gelesen, gegen Collecto abgeglichen und Mandantenrückfragen vorqualifiziert. Ihre Mandantenstruktur, Ihre Collecto-Vorlagen und Ihre Projekträume bleiben vollständig unberührt.
Die KI prüft jeden Portal-Upload gegen die Collecto-Checkliste des Mandanten: Welcher Punkt ist erledigt, welcher Beleg fehlt noch, was ist unleserlich. Sie sehen je Mandant eine Ampel — vollständig, Lücke, Klärfall — statt jeden Collecto manuell durchzugehen. Das spart die tägliche Sichtung des Rücklaufs.
Nein — sie bereitet die Nachricht vor. Fehlt ein Collecto-Beleg, formuliert Buzzard die konkrete Rückfrage an den Mandanten als Entwurf im Mandantenportal. Sie lesen den Entwurf, passen ihn an und geben ihn frei. Keine Mandantennachricht verlässt die Kanzlei, ohne dass ein Mensch sie gesehen hat.
Ja — das ist das Prinzip. Die KI bereitet vor, Ihr Steuerfachangestellter prüft und gibt mit einem Klick frei. Kein Beleg geht in die Fibu-Vorbereitung, keine Mandantenmail raus und keine Signatur-Anforderung los, ohne dass ein Mensch sie gesehen hat. Das Vier-Augen-Prinzip der Kanzlei bleibt vollständig erhalten.
Alle Daten werden auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg) verarbeitet — dieselbe Made-&-Hosted-in-Germany-Linie wie 5F-Software. Personenbezogene Daten — Mandantennamen, Steuernummern, IBANs — werden vor der KI-Verarbeitung automatisch pseudonymisiert. AVV und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind Bestandteil jedes Projekts.
Projekte starten ab 2.500 Euro einmalig. Die laufenden Kosten liegen je nach Mandanten- und Belegvolumen typischerweise bei 250–700 Euro pro Monat. Wer täglich den Collecto-Rücklauf sichtet und Mandantenrückfragen von Hand schreibt, hat die Investition meist innerhalb weniger Wochen wieder drin.
Mehr zur KI-Automatisierung für 5F-Software-Kanzleien.
Erlensee bei Hanau
Der nächste Schritt ist kein Tool. Erst der Engpass.
Für 5F-Software nutzende Steuerkanzleien im Raum Hanau, Main-Kinzig und Rhein-Main ist der nächste Schritt der Buzzard-Prozess-Check — Portal-Upload, Collecto-Abgleich, Rückfrage und Signatur-Vorbereitung sichtbar machen. Der Mensch prüft und gibt frei.