Steuerkanzlei · Digitalisierung
Hanau · Rhein-Main · bundesweit

Digitale Kanzlei heißt nicht:
noch ein Tool mehr.

Erst die Eingangsstrecke ordnen. Dann KI. Dann Freigabe. Buzzard AI baut den Layer vor Telefon, Mandantenmail und Belegerfassung — damit die Kanzlei wachsen kann, ohne neue Fachkräfte zu suchen.

Prozess-Check starten → Case Study lesen
Was wirklich Zeit frisst

Was in Kanzleien
wirklich Zeit frisst

Nicht die Steuererklärung. Der Eingang davor. Jeden Tag, bevor jemand an echte Arbeit kommt.

  • Telefon klingelt, niemand kann gerade ran. Mandant versucht es zwei, drei Mal. Der Vorgang landet irgendwo, oder nicht.
  • Mandant schreibt fünfmal die Woche per E-Mail wegen einer Frist, die schon beantwortet war.
  • Belege liegen halb in DATEV, halb im Postfach, halb im Handy-Foto. Zusammensuchen kostet mehr Zeit als die Buchung selbst.
  • Fristen werden in Excel oder DATEV-Eigenorganisation überwacht — bis jemand etwas übersieht.
  • Der Junior macht Vorsortierung, statt echte Facharbeit zu lernen.
3+
Softwareplattformen im Schnitt in mittelgroßen Kanzleien — und trotzdem läuft vieles noch per E-Mail.
0
Mandanten, die das neue Mandantenportal regelmäßig nutzen. Sie schreiben weiter E-Mails.
1
Einzige Stelle, die wirklich zählt: der Eingang — bevor irgendein Tool greift.
Fehlannahme

Mehr Software macht keine
bessere Kanzlei

Noch eine Plattform, noch ein Mandantenportal, noch ein Tool. Das Team bekommt eine neue Oberfläche. Die Mandanten nutzen sie nicht. Vier Wochen später fällt alles zurück auf E-Mail.

Der Engpass liegt woanders. Er liegt in der Eingangsstrecke — Telefon, Mail, Belege, Rückfragen, Fristen. Bevor irgendein System die Daten verarbeitet, muss der Eingang geordnet sein.

Das ist die Stelle, an der Kanzleien Zeit verlieren. Und die Stelle, an der Buzzard ansetzt.

Erst Prozess. Dann KI. Der Buzzard-Layer sitzt vor DATEV und DUO — er bereitet Vorgänge vor, damit das Team echte Arbeit leisten kann.
Buzzard-Layer

Was Buzzard vor dem
bestehenden System tut

Fünf Module, die den Eingang ordnen. Das bestehende System bleibt. Mandanten merken nichts. Das Team hat weniger Vorsortierung.

01 / 05
Telefon
Die KI nimmt 24/7 ran, qualifiziert den Anruf (Mandant, Frist, Notfall, Beratungsbedarf) und legt den Vorgang automatisch an. Kein Anruf geht verloren.
02 / 05
Mandantenmails
Wiederkehrende Anfragen zu Fristen, Status und Belegen werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Standardantworten landen zur Freigabe beim Sachbearbeiter.
03 / 05
Belege
Eingang aus Mail, Foto oder WhatsApp landet sortiert am Mandanten-Vorgang. Lücken werden markiert, bevor der Sachbearbeiter öffnet.
04 / 05
Fristen­erinnerung
Buzzard erinnert proaktiv den Mandanten und den Sachbearbeiter, bevor die Frist Druck macht. Kein Excel, kein manuelles Nachfassen.
05 / 05
Freigabe beim Mensch
Jede Aktion — Antwort, Buchung, Versand — wartet auf die Freigabe des Steuerberaters oder Mitarbeiters. Buzzard bereitet vor. Der Mensch entscheidet.
Ablauf

Von Eingang bis DATEV
in fünf Schritten

Schritt 01
Eingang
Telefon, Mail, Beleg, Frist
Schritt 02
Strukturieren
Buzzard sortiert, ordnet zu, markiert Lücken
Schritt 03
Mensch prüft
Steuerberater oder Mitarbeiter sieht aufbereiteten Vorgang
Schritt 04
Freigabe
Versand, Buchung, Antwort — erst nach Freigabe
Schritt 05
DATEV / DUO
Vorgang geht sauber ins bestehende System
Klare Grenzen

Was bewusst beim
Menschen bleibt

Buzzard automatisiert den Eingang. Alles Wesentliche bleibt beim Steuerberater und beim Team.

  • Endgültige Buchungssätze
  • Steuerliche Beratung und Empfehlungen
  • Mandantenbeziehung
  • Jahresabschluss-Freigabe
  • Prüfung von Auffälligkeiten

Gleiche Mannschaft,
mehr Gewinn.

Kein Systemwechsel. Kein neues Mandantenportal, das keiner nutzt. Keine neue Stelle, die drei Monate gesucht und drei Monate eingearbeitet werden muss. Der Eingang wird geordnet — das Team kann echte Kanzleiarbeit leisten.

Erst Prozess. Dann KI.
Eingang ordnen. Vorgang vorbereiten.
Mensch prüft, dann geht es weiter.
Im Einsatz

Gleiche Logik,
andere Branche

Baduvia ist kein Steuerberater — aber die Eingangs-Logik ist dieselbe. Telefon, Rückfragen, Vorgänge, Fristen. Was dort funktioniert, funktioniert auch in der Kanzlei.

Baduvia GmbH
Barrierefreie Badumbauten · Hanau
~100k
EUR Nutzen p.a.
0
Neue Stelle
eingestellt
6 Wo.
Aufbau-
zeit
24/7
Anruf­annahme
aktiv

Tarik Mutlubas, Geschäftsführer bei Baduvia, hatte die Stellenanzeige schon offen. Statt einer neuen Bürokraft hat er den Eingang mit Buzzard geordnet — Telefon, Pflegekassen-Anträge nach § 40 SGB XI, Status-SMS. Sechs Wochen Aufbau, 60.000 bis 70.000 EUR vermiedene Personalkosten pro Jahr. Die Eingangs-Vorbereitung läuft, der Mensch gibt frei.

Case Study lesen →
Noa Gebäudeservice
Haustechnik · Rhein-Main

KI-Telefon nimmt an, qualifiziert den Auftrag und übergibt den vorbereiteten Vorgang an ToolTime. Das Team arbeitet weiter mit der gewohnten Software.

Case ansehen →
Gleiche Logik: Eingang ordnen, System bleibt. KI-Telefon → Vorgang vorbereitet → ToolTime-Übergabe.
Häufige Fragen

Fragen, die Kanzleien
vor dem ersten Gespräch stellen

Erst Prozess. Dann KI. Dann Freigabe. Kein Tool-Zwang für Mandanten, kein Systemwechsel für das Team. Buzzard sitzt vor DATEV und DUO und macht den Eingang sauber — Telefon, Mandantenmails, Belege, Fristen. Der Steuerberater und das Team arbeiten weiter wie bisher.
Das hängt davon ab, ob Anrufe bei Ihnen regelmäßig verloren gehen oder Mitarbeiter ständig unterbrochen werden. Die KI nimmt strukturiert auf, qualifiziert (Mandant, Frist, Beratung, Notfall) und legt den Vorgang an. Ob das Modul sinnvoll ist, klären wir im Prozess-Check.
Nein. Buzzard greift nicht in Ihre bestehende Software ein. Der Buzzard-Layer sitzt davor und bereitet Vorgänge so vor, dass sie sauber im gewohnten System landen. Kein Systemwechsel, kein neues Mandantenportal.
Nein. Buzzard greift nicht in DATEV-EO ein. Der Buzzard-Layer bereitet Daten und Vorgänge so auf, dass sie sauber dort landen. Ihre Arbeitsweise mit DATEV bleibt unverändert.
Alles Wesentliche bleibt beim Steuerberater und Team: endgültige Buchungssätze, steuerliche Beratung und Empfehlungen, die Mandantenbeziehung, Jahresabschluss-Freigabe und die Prüfung von Auffälligkeiten. Buzzard bereitet vor, der Mensch entscheidet.
Verarbeitung auf deutschen Servern (Hetzner Nürnberg). Sensible Daten werden vor der KI-Verarbeitung pseudonymisiert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist inklusive. Das Berufsgeheimnis liegt beim Steuerberater — daran ändert sich nichts. Wir empfehlen, die Umsetzung vor dem Einsatz mit dem berufsrechtlichen Berater abzustimmen.
Aufbau ab 2.500 EUR, Betrieb volumenabhängig. Die Amortisation liegt typischerweise bei 1 bis 3 Monaten über gesparte Vorsortierung und Telefonarbeit. Genaue Zahlen ergeben sich aus dem Prozess-Check.
Das erste Modul (Telefon oder Beleg-Eingang) typischerweise 4 bis 6 Wochen Aufbau. Schrittweise, kein Big-Bang. Die Kanzlei arbeitet während des Aufbaus normal weiter.
Wir schauen gemeinsam die drei größten Engpässe an: Telefonbelastung, Mandantenmails, Beleg-Eingang oder Fristen. Ehrliche Einschätzung, wo Automatisierung lohnt — und wo nicht. Kein Verkaufsgespräch, kein Pitch.
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