Hausverwaltung · Mängelmanagement · Mieterkommunikation

Hausverwaltungssoftware hilft.
Aber der Eingang
bleibt der Engpass.

Mieter rufen an, schreiben, melden Mängel über drei Kanäle. Dokumente liegen verteilt. Buzzard AI ordnet den Eingang — Verwalter, Eigentümer und Handwerker arbeiten mit dem gleichen Vorgang.

Prozess-Check starten → Wie es funktioniert

Im Einsatz bei Verwaltern in Hessen & Rhein-Main

Was heute den Tag frisst

Was in der Hausverwaltung
den Tag frisst

Mieter melden Mängel per Telefon, E-Mail, Fotos — drei Kanäle, drei Postfächer. Eilanruf nachts: niemand hebt ab. Der Eigentümer fragt: „Wie ist der Stand bei der Wohnung?" Das letzte Update liegt auf einem Zettel beim Hausmeister.

Drei Kanäle, kein Überblick

Telefon, E-Mail, WhatsApp. Manche Mieter melden denselben Mangel zweimal auf zwei Kanälen. Wer hat welche Nachricht gesehen? Wer antwortet? Das kostet täglich Zeit die besser in Verwaltung flösse.

Doppelarbeit

Eilanruf nachts — niemand ran

Heizung aus, Wasserrohr, Einbruch ins Kellerabteil: Solche Meldungen kommen nicht zwischen 9 und 17 Uhr. Wer nicht ans Telefon geht, hört morgen früh von einem wütenden Mieter oder dem Eigentümer.

Erreichbarkeit

Handwerker-Koordination auf Zuruf

Mangel kommt rein, Verwalter tippt Adresse und Beschreibung ab, ruft Subunternehmer an, wartet auf Rückmeldung, informiert Mieter manuell. Vier Schritte, alle per Hand, bei jedem einzelnen Vorgang.

Manuelle Last
Fehlannahme

Mieterportal allein löst das
Eingangs-Problem nicht

WohnungsHelden, Domus, Immoware24, Casavi, FacilityFox — alle gut für Verwaltung, Buchhaltung und Verträge. Mieterportale kommen dazu, aber Mieter nutzen sie nicht konsequent.

50 bis 65 Prozent Aktivierung ist in der Praxis schon ein gutes Ergebnis. Wer nicht im Portal schreibt, schreibt weiterhin per Anruf, Mail oder WhatsApp. Genau diese Nachrichten müssen sauber in den Vorgang rein.

Buzzard setzt vor Ihrer Software an. Was über Telefon, E-Mail oder WhatsApp kommt, wird sauber vorbereitet — bevor es ins Portal oder ins Verwaltungssystem fließt.

Erst Eingang ordnen. Dann System füllen.
Bekannte Hausverwaltungssoftware
Domus Verwaltung
Immoware24 WEG & Miet
WohnungsHelden Mieterportal
Casavi Kommunikation
FacilityFox Tickets
Alle bleiben. Buzzard ordnet den Eingang davor — Telefon, E-Mail, WhatsApp, Fotos. Was sauber aufbereitet ankommt, fließt dann in Ihre bestehende Software.
Buzzard-Schicht

Was Buzzard vor Ihrer
Software erledigt

Fünf Aufgaben die heute manuell laufen. Buzzard bereitet sie vor, der Verwalter gibt frei — gleiche Mannschaft, weniger Leerlauf.

01

Mieteranfragen 24/7 entgegennehmen

Buzzard nimmt Anrufe an, qualifiziert den Inhalt: Mangel, Frage, Notfall, Wohnungsübergabe. Vorgang wird sofort angelegt. Wer um 22 Uhr anruft, bekommt eine Eingangsbestätigung — nicht die Mailbox.

02

Mängel kategorisieren

Wasser, Heizung, Schimmel, Schlüssel, Lärm — automatische Kategorie und Priorität aus der Meldung. Fotos werden dem Vorgang zugeordnet. Kein manuelles Eintragen mehr.

03

Handwerker-Auftrag vorbereiten

Bei Mängeln direkt eine Auftragsvorlage für den Subunternehmer-Pool mit Foto, Adresse und Mieterkontakt. Verwalter prüft, klickt frei, Handwerker bekommt vollständige Information.

04

Statusrückmeldung an Mieter

Sobald ein Termin steht, geht automatisch eine Bestätigungsnachricht raus — mit Freigabe. Mieter fragt nicht mehr nach dem Stand, weil er ihn bereits hat.

05

Dokumente eingängig

Verträge, Nebenkostenabrechnung, Korrespondenz landen sortiert am richtigen Mieter und Objekt. Kein Suchen mehr im Postfach wenn der Eigentümer fragt.

Ablauf

Fünf Schritte.
Einer davon ist der Verwalter.

Schritt 1

Eingang

Telefon, E-Mail, WhatsApp oder Mieterportal — Buzzard nimmt alle Kanäle entgegen.

→
Schritt 2

Sortieren

Mangel, Frage, Notfall oder Übergabe. Kategorie und Priorität werden automatisch gesetzt.

→
Schritt 3

Vorbereiten

Handwerker-Vorlage oder Mieterantwort — fertig aufbereitet, wartet auf Freigabe.

→
Schritt 4

Mensch gibt frei

Verwalter prüft, klickt frei. Kein Schritt geht ohne Freigabe weiter bei Beauftragungen.

→
Schritt 5

Status an Mieter

Mieter bekommt Nachricht. Handwerker hat alle Infos. Eigentümer kann jederzeit nachschauen.

Referenz

Gleicher Ansatz.
Andere Branche. Gleiche Wirkung.

Baduvia GmbH
Barrierefreie Badumbauten · Hanau · SHK
0
neue Stelle eingestellt
~100k
EUR Nutzen p.a.
6 Wo
Aufbau bis Go-Live
24/7
Anruf-Erreichbarkeit

Tarik Mutlubas, Geschäftsführer der Baduvia GmbH in Hanau, hatte die Stellenanzeige schon offen. Buzzard hat stattdessen das System gebaut, das diese Stelle ersetzt: Anruf-Eingang, Pflegekassen-Anträge vorbereiten, Status-SMS an Kunden. Andere Branche, gleicher Engpass.

Vollständige Case Study lesen →
Noa Gebäudeservice
Haustechnik · Gebäudeservice

Anruf kommt rein, Buzzard qualifiziert, Vorgang landet in ToolTime. Servicetechniker fährt mit vollständigen Informationen raus — Adresse, Fehlerbeschreibung, Ansprechpartner. Kein Rückruf mehr um zu klären was genau fehlt.

Mini-Case lesen →
Fragen

Was Verwalter
meistens fragen

Ersetzt Buzzard meine Hausverwaltungssoftware?
Nein. Domus, Immoware24, WohnungsHelden, Casavi und Co. bleiben. Buzzard ordnet nur den Eingang vor: Telefon, E-Mail, WhatsApp, Mängelmeldungen. Was sauber vorbereitet ankommt, fließt dann in Ihr bestehendes System. Kein Datentransfer, kein Systemwechsel, kein Einarbeitungsaufwand für Ihr Team.
Brauche ich ein Mieterportal?
Nicht zwingend. Wenn Sie eines nutzen: Buzzard greift parallel ein für Telefon, E-Mail und WhatsApp — alle Kanäle die Mieter außerhalb des Portals nutzen. Ohne Portal: Buzzard wird die gesamte Eingangsstrecke. In beiden Fällen landet alles sauber vorbereitet beim Verwalter.
Wie funktioniert Mängelmanagement mit Buzzard?
Mieter meldet Mangel über beliebigen Kanal. Buzzard kategorisiert: Wasser, Heizung, Schimmel, Schlüssel, Lärm. Automatische Priorität. Fotos werden dem Vorgang zugeordnet. Handwerker-Auftragsvorlage mit Adresse und Mieterkontakt wird fertig vorbereitet. Verwalter prüft, gibt frei. Mieter bekommt Statusnachricht wenn der Termin steht.
Was ist mit DSGVO und Mieterdaten?
Verarbeitung läuft auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg). Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive. Sensible Mieterdaten werden vor KI-Verarbeitung pseudonymisiert. Keine Daten gehen an Drittanbieter außerhalb der EU.
Was prüft der Mensch?
Jede Beauftragung an Handwerker. Jede Statusantwort an Mieter. Buzzard bereitet vor, der Verwalter gibt frei. Es geht kein Schritt ohne menschliche Prüfung bei Beauftragungen weiter. Das ist kein Schönheitsfehler — das ist der Punkt. Mensch prüft. Dann geht es weiter.
Was kostet das?
Aufbau ab 2.500 EUR, Betrieb volumenabhängig. Bei mittleren WEG-Verwaltungen amortisiert sich das typischerweise in einem bis drei Monaten über gesparte Telefon- und Vorsortierungszeit. Im 30-Minuten-Prozess-Check schauen wir gemeinsam, ob und wo sich das für Ihre konkrete Situation rechnet.
Was passiert in 30 Minuten Prozess-Check?
Wir schauen drei größte Engpässe an: Telefon-Eingang, Mängelmeldungen, Statusrückfragen von Mietern und Eigentümern. Ehrliche Einschätzung wo Automation sich rechnet — und wo nicht. Kein Verkaufsgespräch, konkrete Diagnose.
Kostenlose Potenzialanalyse

Wie viele Stunden kann
Ihr Betrieb einsparen?

In 3 Minuten erfahren Sie, welcher KI-Agent Ihnen am meisten bringt — mit konkreter ROI-Berechnung.

„Keine neue Stelle - rund 100k€ Nutzen p.a." - Baduvia GmbH, Hanau

Schritt 1 von 3
Wo verliert Ihr Büro die meiste Zeit?
06181 / 425 90 12 · WhatsApp
Projekte ab 2.500 € · ROI ab Monat 1 · DSGVO-konform