Buzzard ist kein klassischer Telefonservice mit Sekretariat in Polen. Die KI nimmt strukturiert auf, qualifiziert Notfall, Termin, Rückruf oder Angebot — und legt den Vorgang für das Büro an.
Drei verpasste Anrufe pro Tag sind keine Ausnahme. Sonntag um zehn geht keiner ran. Der klassische Telefonservice nimmt zwar ab — aber kennt den Unterschied zwischen Notfall und Beratungsgespräch nicht.
Die Anruf-Notiz landet in einer E-Mail ans Büro. Und liegt da, bis jemand sie sieht. Der Kunde, der morgen früh den Heizungsdefekt lösen will, ruft drei Wettbewerber an.
Nicht weil dein Betrieb schlecht ist. Sondern weil du gerade auf der Baustelle warst und kein System dahinter sitzt, das den Eingang ordnet.
Ein Sekretariats-Service kostet 200 bis 500 EUR pro Monat und liefert Anruf-Notizen. Das ist besser als nichts. Aber: keine Qualifizierung, kein Unterschied zwischen Notdienst und Beratungsgespräch.
Keine Datenstruktur, keine direkte Anbindung an HERO oder ToolTime. Der Sachbearbeiter im Büro macht trotzdem die Vor-Sortierung — jeden Morgen, aus einer E-Mail-Liste, die niemand mag.
Buzzard setzt davor an. Eingang ordnen, Vorgang vorbereiten. Mensch prüft, dann geht es weiter.
Erst Prozess. Dann KI. Gleiche Mannschaft, mehr Gewinn. Buzzard ordnet den Eingang — damit dein Team nur noch das entscheidet, was wirklich Entscheidung braucht.
Name, Rückrufnummer, Bedarf. Notdienst wird als Notdienst markiert — nicht als allgemeiner Rückruf abgelegt.
Transkript, Bedarfs-Tag, Priorität. Im CRM oder direkt per E-Mail oder WhatsApp — wie du es brauchst.
Bei Stichworten wie „Wasser steht" oder „Heizung aus" geht ein Push-Alarm direkt ans Mobiltelefon des Inhabers — nicht in den allgemeinen Posteingang.
Mit voller Vorbereitung, ohne Rückfragen. Der Vorgang ist da, bevor der Rückruf startet.
Kein Medienbruch, kein händisches Übertragen. Eingang ordnen, Vorgang vorbereiten — Mensch prüft, dann geht es weiter.
Rund um die Uhr, auch Sonntag, auch nachts. Die KI geht ran.
Notfall, Termin, Rückruf oder Angebot — die KI unterscheidet das.
Name, Rückrufnummer, konkreter Bedarf. Strukturiert, kein Freitext-Chaos.
Transkript, Tag, Priorität — im CRM oder per Nachricht ans Büro.
Notfall sofort an Inhaber. Termin und Angebot in die reguläre Bearbeitung.
Vorher 4 bis 6 verpasste Anrufe pro Tag. Tarik Mutlubas hat den Aufbau in sechs Wochen abgeschlossen, ohne eine neue Stelle zu besetzen. Anrufe 24/7, Pflegekassen-Anträge nach § 40 SGB XI vorbereitet, Status-SMS automatisch.
Anruf eingehend, Bedarf qualifiziert, Vorgang in ToolTime angelegt — ohne Medienbruch. Das Büro öffnet ToolTime und der Vorgang ist da, vorbereitet. Kein händisches Übertragen, kein Zettel auf dem Schreibtisch.
Gleiche Mannschaft, mehr Gewinn. Der Mensch prüft. Das System bereitet vor.
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