Eingangsrechnungen dem richtigen Projekt zuordnen
Lieferant, Beleg und Leistungsbezug werden zusammengeführt. Wenn eine Rechnung mehrere Baustellen betrifft, wird sie zur getrennten Zuordnung vorbereitet.
KI bereitet vor. Sie bearbeiten, prüfen und geben frei.
Unterlagen sind zugeordnet. Die KI bereitet die Anpassung vor.
Illustrative Produktdarstellung · keine echte KI-Anfrage, kein Versand.
Betriebe, die bereits mit Buzzard arbeiten.BaduviaNOA HaustechnikWittmann Rheinberg
Projektvorschlag und Buchhaltung trennen
Ein erkanntes Kennzeichen ist ein Hinweis, keine fertige Kontierung. Das Büro prüft Bestellung, Lieferung und Projektbezug; die Buchhaltung übernimmt den abgestimmten Belegstand über den vereinbarten Weg.
Lieferantenbeleg, Auftrag und Projekt zusammenführen.
Die Rechnung kommt per E-Mail, der Lieferschein liegt auf der Baustelle und die Bestellung im Büro. Die KI ordnet die Unterlagen vor und zeigt fehlende Bezüge.
Eingang und Unterlagen
Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein, Projektkennung und Lieferant.
Prüfung vorbereiten
Belegnummer, Mengen, Preise und Dubletten prüfen; projektübergreifende Positionen getrennt zuordnen.
Mit Verantwortung weiterarbeiten
Ein vorbereiteter Prüfauftrag für Büro oder Buchhaltung mit Originalbelegen.
Was der Betrieb entscheidet
Dokumentenerkennung bestätigt keine sachliche Richtigkeit und löst keine Zahlung aus. Kontierung und Freigabe folgen den vereinbarten Zuständigkeiten.
Welche Angaben Sie zuerst brauchen
Fiktive Rechnung R1 über 1.190 € brutto, im Beispiel vollständig 19 % Umsatzsteuer. Netto 1.000 €; Lieferscheine L1/L2 nennen Projekte.
Ein eigenes fiktives Beispiel
Alle Dokumente, Beträge und Fälle in diesem Beispiel sind synthetisch.
| Quelle | Eingabe oder Befund | Prüfbares Ergebnis |
|---|---|---|
| R1, Pos. 1; L1 | 600 € netto für Projekt A | 714 € brutto |
| R1, Pos. 2; L2 | 300 € netto für Projekt B | 357 € brutto |
| R1, Pos. 3 | 100 € netto ohne Projektbezug | 119 € brutto bleiben ungeklärt |
714 € + 357 € + 119 € ergeben die ursprünglichen 1.190 € brutto. Der Restbetrag bleibt sichtbar. Er wird nicht nach Bauchgefühl verteilt oder als neue zusätzliche Rechnung erfasst.
So führt das Team den Vorgang weiter
- Originalrechnung und Einzelpositionen sichern.
- Projektbezüge aus Leistungsort, Bestellung und Lieferschein abgleichen.
- Aufteilung mit Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen prüfen.
- Offenen Rest klären; Gesamtbetrag und doppelte Zuordnung kontrollieren.
Typische Fehler und offene Angaben
Gemischte Steuersätze brauchen eine positionsbezogene Rechnung. Die vereinfachte Beispielsteuer darf dafür nicht pauschal übernommen werden.
Der nächste Schritt mit Handwerker-OS
Handwerker-OS wird bereits von Kunden genutzt. Kunden- und Projektakten sowie Angebote und Rechnungen bilden den Anschluss für die hier beschriebene Vorarbeit. Der hier erläuterte Fachablauf dient als Grundlage für die Prüfung Ihres konkreten Bedarfs. Im Gespräch klären wir Datenwege, Arbeitsergebnis und notwendige Freigaben, bevor der Umfang vereinbart wird.
Wie behandelt Ihr Büro gemeinsame Frachtkosten und Positionen ohne Baustellenbezug?
Beschreiben Sie zunächst den Engpass und Ihre heutige Software. Vor der Arbeit mit vertraulichen Unterlagen klären wir Zugriff, Verarbeitung und den passenden Übertragungsweg.
Handwerker-OS kennenlernen → · Gespräch zum Ablauf anfragen →
Der Ablauf muss zu Ihrem Betrieb passen.
HandwerkerOS ist verfügbar. Wir besprechen Ihre vorhandenen Programme, Daten und Zuständigkeiten und begleiten Einrichtung, Datenübernahme und Einführung. Der Umfang wird vor dem Start konkret vereinbart.
Wir arbeiten DSGVO-konform. Akten, Dokumente und Sicherungen werden bei Hetzner in Deutschland gehostet. Beteiligte externe KI-Anbieter und Verarbeitungsorte legen wir vor dem Start offen.
HandwerkerOS im Überblick ↗
Ihr Ansprechpartner bei Buzzard.
Persönliche Begleitung aus Erlensee.
Der nächste Schritt im Ablauf.
Fragen zu Ihrem nächsten Schritt.
Wie teile ich eine Lieferantenrechnung auf mehrere Baustellen auf?
714 € + 357 € + 119 € ergeben die ursprünglichen 1.190 € brutto. Der Restbetrag bleibt sichtbar. Er wird nicht nach Bauchgefühl verteilt oder als neue zusätzliche Rechnung erfasst.
Was muss vor der Weiterverarbeitung geklärt werden?
Gemischte Steuersätze brauchen eine positionsbezogene Rechnung. Die vereinfachte Beispielsteuer darf dafür nicht pauschal übernommen werden.
Was wird bei „Eingangsrechnung prüfen“ vorbereitet?
Ein vorbereiteter Prüfauftrag für Büro oder Buchhaltung mit Originalbelegen. Grundlage sind Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein, Projektkennung und Lieferant.
Was prüft unser Team weiterhin selbst?
Dokumentenerkennung bestätigt keine sachliche Richtigkeit und löst keine Zahlung aus. Kontierung und Freigabe folgen den vereinbarten Zuständigkeiten.
Werden Antworten, Angebote oder Rechnungen ungeprüft verschickt?
Die KI bereitet Entwürfe vor. Ihr Team prüft Inhalt, Zuordnung und offene Angaben und gibt den vorgesehenen nächsten Schritt frei. Die Produktdarstellung auf dieser Seite versendet nichts.
Wie starten wir mit unserem vorhandenen Ablauf?
Ein anonymisierter Vorgang zeigt Eingänge, Unterlagen und Zuständigkeiten. Daraus vereinbaren wir den passenden Umfang, Datenweg und die Begleitung bei der Einführung.
Den Ablauf gemeinsam ansehen.
Ein anonymisiertes Beispiel reicht für den Einstieg. Wir klären Anforderungen, Datenweg und Zuständigkeiten mit Ihnen.