Buchhaltung, Bank und Monatsübergabe

Kapitel 1

Arbeitsbereiche und Status

Die Buchhaltung bündelt Ausgangsrechnungen, offene Forderungen, Bankumsätze, Eingangsbelege und Exporte. Fachlich verbindlich werden Buchung und Versand erst nach Ihrer Bestätigung.

Vor dem ersten Arbeitstag

Chef oder Administration richten unter Einstellungen Firmen- und Steuerdaten, Bankverbindung, Rechnungsnummern, Zahlungsziel, Mahnrhythmus, Rechte und den mit dem Steuerbüro vereinbarten Kontenrahmen ein. Optional werden Dokumentenauslesung und Qonto angebunden. Fehlt etwas, vor der ersten Rechnung oder dem ersten Export melden.

Die sechs Reiter

Zahlungs- und Dokumentenstatus

Kapitel 2

Ausgangsrechnungen prüfen

1. Unter Buchhaltung → Rechnungen nach Rechnungsnummer, Kunde oder Projekt suchen.
2. Zeitraum, Zahlungsstatus und Dokumentenstatus einschränken und Filter anwenden.
3. Rechnung öffnen und Kunde, Projekt, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Brutto, Offen und Fälligkeit prüfen.
4. Akte öffnen oder Beleg anzeigen, wenn Details oder PDF kontrolliert werden müssen.

Der Export oberhalb der Liste lädt die gefilterte Rechnungsliste als Datei. Sammel-PDF bündelt vorhandene Rechnungs-PDFs. Beides ist nicht der DATEV-Export im Reiter Export.

Vor dem Rechnungsversand

• Richtiger Kunde, Rechnungsempfänger und E-Mail-Adresse.
• Projektbezug, Leistungsdatum und Positionen vollständig.
• Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Bankverbindung plausibel.
• PDF vorhanden und visuell geprüft.

Kapitel 3

Zahlungen, Teil- und Überzahlungen

Manuell nur buchen, wenn Zahlung und Rechnung eindeutig zusammengehören. Bankumsätze werden bevorzugt über den Abgleich verarbeitet.

1. Finanzen oder Buchhaltung → Forderungen/Zahlungen öffnen.
2. Zahlung manuell erfassen wählen.
3. Offene Rechnung auswählen und Kunde sowie offenen Betrag gegenprüfen.
4. Tatsächliches Zahlungsdatum und tatsächlich eingegangenen Betrag eintragen.
5. Zahlung erfassen und anschließend den Rechnungsstatus kontrollieren.

Kapitel 4

Bankimport und Abgleich

Exportieren Sie Umsätze im Online-Banking als CAMT.053 oder CSV. Unter Finanzen → Bank-Export hochladen werden CSV-Vorschläge direkt verarbeitet; CAMT führt zum Reiter Bank/Abgleich. Gleiche Transaktionen werden anhand von Bankreferenz oder technischem Fingerabdruck übersprungen.

Jeden Treffer prüfen

1. Offenen Bankumsatz auswählen.
2. Betrag, Buchungsdatum, Absender, maskierte IBAN und Verwendungszweck prüfen.
3. Begründung, vorgeschlagene Rechnung, Kunde und offenen Betrag vergleichen.
4. Nur bei eindeutig sicherem Treffer Bezahlt bestätigen beziehungsweise Verbuchen.
5. Sonst unter Andere Rechnung zuordnen bewusst wählen und Manuell zuordnen.
6. Gehört der Umsatz zu keiner Kundenrechnung, mit nachvollziehbarem Grund Ignorieren.

Zuordnung zurücknehmen

In der Historie können Sie eine bestätigte Bankzuordnung mit Begründung Revidieren oder einen ignorierten Umsatz Wieder öffnen. Eine falsch manuell gebuchte Zahlung wird bei der Rechnung in der Kundenakte über Zahlung umbuchen korrigiert. Korrekturen immer mit konkretem Grund dokumentieren.

Qonto

Wenn eingerichtet, lässt sich im Bankabgleich ein Qonto-Sync starten. API-Zugangsdaten darf nur eine autorisierte Person einrichten oder ändern. Zugangsdaten gehören nie in ein Support-Ticket.

Kapitel 5

Eingangsbelege

Erfassen Sie Eingangsrechnungen und Lieferantengutschriften mit Originaldatei. Automatische Erkennung liefert Vorschläge – die Prüfung bleibt bei Ihnen.

Direkt in der Buchhaltung

1. Buchhaltung → Belege → Beleg erfassen.
2. Typ Rechnung oder Lieferantengutschrift wählen und Originaldatei hochladen.
3. Lieferant, Rechnungsnummer, Brutto, Umsatzsteuer, Rechnungsdatum und Fälligkeit prüfen.
4. Kunde und Projekt zuordnen.
5. DATEV-Belegbild aktivieren, wenn die Datei im Paket ans Steuerbüro enthalten sein soll.
6. Speichern, Vorschau öffnen und mit dem Original vergleichen.

Mindestens Datei, Lieferant, positiver Bruttobetrag und Rechnungsdatum sind erforderlich. Eine Lieferantengutschrift wird ebenfalls positiv eingegeben; der Belegtyp sorgt für die Minderung der Projektkosten.

Aus einer Akte übernehmen

1. In der Kunden- oder Lieferantenakte unter Dokumente die Eingangsrechnung hochladen.
2. Erkannten Dokumenttyp und Projektbezug prüfen.
3. Als Eingangsbeleg übernehmen und danach Eingangsbeleg öffnen.
4. Alle erkannten Felder mit der Originaldatei vergleichen.

Zahlung und Sperre

Zum Bezahlen den Beleg wählen, Als bezahlt markieren, tatsächliches Zahlungsdatum eintragen und die Historie kontrollieren. Ein bereits exportierter Beleg ist gegen Bearbeiten und Löschen gesperrt. Nachträgliche Änderungen erfolgen als dokumentierte Korrektur oder Storno über Chef beziehungsweise den vereinbarten Supportprozess.

Kapitel 6

Mahnungen: Entwurf und Versand

Der Mahnprozess hat bewusst zwei getrennte Schritte. Ein vorbereiteter Entwurf wird nicht an den Kunden gesendet.

Schritt 1: intern vorbereiten

1. Buchhaltung → Mahnungen öffnen und Mahnfall wählen.
2. Rechnungsnummer, Kunde, offenen Betrag, Fälligkeit und nächste Stufe prüfen.
3. Mahnung vorbereiten klicken.
4. Betreff, Text und PDF-Entwurf lesen; Historie kontrollieren.

Der Entwurf wird intern in Historie und Akte abgelegt. Er ändert die versendete Mahnstufe nicht und verschickt keine E-Mail.

Schritt 2: tatsächlich versenden

1. Über den Mahnfall die richtige Kundenakte öffnen.
2. Angebot & Rechnung öffnen und exakt die betroffene Rechnungsnummer suchen.
3. Im Zeilenmenü Erinnerung, 1. Mahnung oder 2. Mahnung wählen. Letzte Mahnung ist standardmäßig Chef-Aufgabe.
4. Empfängeradresse, Betrag und Schreiben nochmals prüfen und den Versand ausführen.
5. Erfolgsmeldung, Kommunikation, Dokumente und Mahnhistorie auf Versandzeitpunkt kontrollieren.

Die üblichen Zeitpunkte werden aus dem betrieblichen Mahnrhythmus vorgeschlagen; kein Schreiben geht automatisch raus. Zahlungserinnerung sowie 1. und 2. Mahnung sind typischerweise für Buchhaltung freigegeben. Letzte Mahnung, Inkasso, Storno und Rechnungskorrektur bleiben dem Chef vorbehalten.

Kapitel 7

Fehler, Storno und Korrektur

Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht nachträglich überschrieben. Bei einem Fehler:

1. Mahnungen und weitere Bearbeitung stoppen.
2. Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fehler und gewünschten Zielzustand notieren.
3. Fall an den Chef übergeben; dieser entscheidet zwischen Storno und Korrektur.
4. Danach Originalrechnung, Gegenbeleg, Verknüpfung und Saldo gemeinsam kontrollieren.

Kapitel 8

DATEV-Export und Monatsübergabe

Der Reiter Export erzeugt ein kontrolliertes Downloadpaket. Die Übergabe oder der Import beim Steuerbüro erfolgt anschließend über den vereinbarten Weg.

1. Buchhaltung → Export öffnen und Von-/Bis-Zeitraum wählen.
2. Den vereinbarten Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 wählen.
3. Belegarten auswählen: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen und Belege.
4. Export vorbereiten und die Zusammenfassung lesen.
5. Buchungssatz-Vorschau prüfen: Beleg, Partner, Datum, Betrag, Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel.
6. Alle Fehler beheben, Warnungen fachlich bewerten und die Vorschau erneut erzeugen.
7. Erst bei fehlerfreiem Ergebnis DATEV exportieren.
8. Paket sicher ablegen und nach dem vereinbarten Verfahren übergeben; Übergabe dokumentieren.

Bereits exportierte Belege werden als exportiert markiert und nicht nochmals als neu behandelt. Die Historie zeigt Dateiname, Zeitraum, Zeitpunkt und Fehlerstand. Der verkürzte DATEV exportieren-Knopf im Reiter Belege betrifft nur markierte Eingangsbelegbilder; für die Monatsübergabe normalerweise den vollständigen Reiter Export verwenden.

Kapitel 9

Die Seite Zahlen

Unter Zahlen sehen Sie unter anderem gestellten und bezahlten Monatsumsatz, offene und überfällige Forderungen, laufende Angebote, Auftragseingang, den Umsatzverlauf und Top-Kunden. Stornos werden gegengerechnet.

Kapitel 10

Checklisten, Fehlerhilfe und Support

Täglich

• Bankumsätze importiert oder synchronisiert.
• Sichere Treffer bestätigt; unsichere Fälle bewusst geklärt.
• Teil- und Überzahlungen samt Rest beziehungsweise Klärungsart kontrolliert.
• Neue Eingangsbelege mit Original verglichen und Projekt zugeordnet.
• Überfällige Forderungen geprüft.
• Interne Mahnentwürfe entweder tatsächlich versendet oder bewusst offen gelassen.

Vor der Monatsübergabe

• Richtiger Zeitraum und vereinbarter Kontenrahmen.
• Keine ungeklärten Bankumsätze oder Zahlungsvorschläge.
• Keine Ausgangsrechnung mit „Beleg fehlt“.
• Eingangsbelege vollständig, nicht doppelt und richtig typisiert.
• Stornos, Korrekturen und Zahlungen vollständig verknüpft.
• DATEV-Vorschau ohne Fehler; Warnungen fachlich geprüft.
• Paket heruntergeladen, sicher abgelegt und Übergabe dokumentiert.

Häufige Probleme

Support-Ticket

Im Menü Support ein Ticket mit Betrieb, Rolle, Zeitpunkt, betroffener Rechnungs-/Belegnummer, Zeitraum, erwartetem Ergebnis, tatsächlicher Meldung und den letzten Schritten erstellen. Geeigneten Screenshot anhängen. Nie Passwort, API-Schlüssel, vollständige Kontodaten oder Steuergeheimnisse in Freitext senden. Vor einer Korrektur oder einem erneuten Export den aktuellen Zustand nicht durch weitere Testbuchungen verändern.